Formatos de exportación

Mientras dura el contrato

La administración de la empresa exporta su información cuando quiere, desde la web o desde la app, sin coste adicional. Los informes del registro de jornada se eligen por piezas, para todo el equipo o para las personas que se marquen y en el periodo que se indique. Si se marca una sola pieza que es un único documento, se descarga ese documento; si no, un paquete ZIP que incluye un documento de lectura en PDF que explica qué es cada fichero.

• Jornada
  • Resumen diario de horas: PDF o CSV, suelto o dentro del paquete.
  • Totales mensuales: PDF o CSV, suelto o dentro del paquete.
• Horarios
  • Cuadrantes semanales de horario: un PDF por semana, dentro del paquete.
  • Cuadrantes de horario: un PDF por mes, dentro del paquete.
• Solicitudes
  • Rectificaciones: PDF o CSV, suelto o dentro del paquete.
• Archivo
  • Contratos de trabajo: cada fichero tal como se subió, dentro del paquete, en una carpeta por persona.
  • Nóminas del periodo: cada fichero tal como se subió, dentro del paquete, en una carpeta por persona.

Además, sin pasar por Informes:

• Los documentos laborales (nóminas, contratos y otros), los justificantes de las ausencias y las facturas de proveedor se descargan uno a uno en su fichero original; si un documento se firmó o se selló en Tikar, se descarga esa versión.
• Las facturas de proveedor, también en un paquete ZIP por mes, por trimestre o por proveedor.
• El cuadrante de horarios del equipo, en PDF.
• Cada persona trabajadora puede descargar desde su cuenta su resumen mensual de horas y su cuadrante, en PDF.

Cómo son los ficheros

Son formatos estructurados, de uso común y de lectura mecánica: PDF para leer e imprimir, CSV para abrir en una hoja de cálculo o importar en otro programa, y ZIP para los paquetes.

• Los CSV van en UTF-8 con marca de orden de bytes (así Excel respeta las tildes), con punto y coma como separador y saltos de línea de Windows.
• Las fechas y las horas se expresan en la zona horaria de la empresa, la misma con la que se fichó, y las horas llevan coma decimal.
• Una celda que empieza por «=», «+», «-» o «@» se escribe precedida de un apóstrofo, para que la hoja de cálculo no la ejecute como una fórmula.
• Cada CSV lleva en su primera fila el nombre de cada columna, y el paquete incluye un documento de lectura que explica qué es cada fichero.

Limitaciones conocidas. Los cuadrantes de horarios salen en PDF, no en CSV; lo que el paquete no incluye lo entregamos a petición, en CSV. Para traer datos de otro sistema a Tikar no hay una importación automática: la plantilla se da de alta desde la app o la web, y nuestro soporte puede hacerlo por la empresa.

Al terminar el contrato

El acceso al servicio termina en la fecha en que la baja surte efecto y no hay un modo de solo lectura posterior, así que conviene exportar antes de esa fecha lo que se quiera conservar.

Aun así, la empresa tiene treinta días naturales desde la fecha de efectos de la baja para pedirnos la entrega de su información, que le enviaremos en un formato de uso común y sin coste. Se pide escribiendo a soporte@tikar.es. Pasado ese plazo, la información se suprime; guardamos solo una copia del registro de jornada, sin acceso al servicio, hasta que cumpla sus cuatro años, para entregarla a la empresa si la pide o a las autoridades que la requieran. De las copias de seguridad desaparece a los tres meses.

Conservar el registro de jornada durante los cuatro años que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores corresponde a la empresa: por eso, al terminar, se lo devolvemos completo aunque no lo pida.

Cambio de proveedor

La empresa puede pedir en cualquier momento, conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 de datos, cambiar a otro proveedor o a medios propios, o que borremos sus datos. El preaviso es de dos meses como máximo; después hay un periodo transitorio de hasta treinta días, que la empresa puede prorrogar una vez, en el que el servicio sigue funcionando y la ayudamos con el cambio; y luego, treinta días más para recuperar sus datos. El cambio no tiene coste. Con pago anual, si el contrato termina así antes de acabar el año, los meses usados se cobran a precio de mes y se devuelve el resto.

Son exportables todos los datos que la empresa y su plantilla introducen o generan en el servicio: los del paquete de Informes, los documentos en su fichero original y, a petición, en CSV, lo que el paquete no incluya. Solo quedan fuera los datos internos del servicio: los resúmenes cifrados de contraseñas y claves de sesión, los registros técnicos y de seguridad, y el código y la configuración de Tikar.

Todo esto es un resumen de la cláusula 15 de las condiciones generales de contratación, que es la que vale.

Dónde están los datos

La base de datos y los ficheros están en Fráncfort (Alemania, Unión Europea); el servidor de la aplicación también se ejecuta en Fráncfort, y las copias de seguridad se guardan cifradas en un almacenamiento con jurisdicción de la Unión Europea. Frente al acceso de autoridades de fuera de la Unión: las copias se cifran con una clave que no tiene ningún proveedor, así que ninguno puede leerlas, y los proveedores con matriz fuera de la Unión trabajan con las garantías del Reglamento General de Protección de Datos y de su acuerdo de tratamiento. El detalle, proveedor por proveedor, está en el Anexo II del contrato de encargo del tratamiento.